【無料で読める】そのExcel申請書、そのまま承認システムにしませんか？: 現役人事マンがつくったExcelツール第２弾

「このExcelに、必要事項を入力して、提出してください。」

そう言って、社内イントラにExcel申請書を置いてはいませんか？さらに、承認が必要なものは、印刷して
印鑑をまわす運用になっていませんか？

本来パソコンはデータ処理を得意としているはずで、「データの加工・移動・印刷」はルールが決まって
いれば、自動化ができるはずです。それが、パソコンが普及して四半世紀たっても、まだ当然の様に、
Excel申請書の紙運用は行われています。

あらためて、この弊害を考えると、痛々しいものがあります。

申請者・承認者が紙をもってうろうろ（承認者の人件費は、安くはないのでしょう？）

承認者が出張に行っているので承認は来週です（判断スピードは重視されていないのですね…）

申請者が入力したのに、承認部署で再度データ手入力（儲かっている会社なのでしょうね…）

途中で申請書が紛失しました（論外です）

システム化の検討は、行われたことがあるかもしれません。でも導入できない事情が多くあります。第一に
ワークフロー（申請・承認）システムは、多少複雑で大掛かりなシステムなため、費用が高額になりがちな
システムです。一つの書式を追加するたびにウン十万といったシステムもあるくらいです。また、申請書式
作成や承認の仕組みを実現させるための導入時のデータ整備等の工数も問題になります。

本書は、このワークフロー（申請・承認）システムをExcelで実現するツールの作り方を紹介しています。
著者が実際に1000人規模の企業で実現したものがベースになっています。特徴としては、Excelでつくった
申請書シートはそのまま使えて、申請・承認（否認）といったワークフロー部分を付加的に適用できるツー
ルです。一度、同ツールを作った後、他のExcel書式へ転用するには、基本的にはシートを差し替えるだけで、
VBAの知識はほとんど不要です。そのため、全社的にExcel申請書を運用されている場合には、それぞれの部
門が各々申請書を切り替えることで、運用を開始することができます。特に使用頻度が低い申請書を数多く
抱える人事部門では、それらの申請書を、ほぼコスト０で移行できるため、高い効果をあげることができま
す。

著者の前作　「1000人の給与明細自動配信システムをExcel一つで: プログラムの素人・現役人事マンがつ
くった自動化ツールの全貌」　同様に、本書は、管理部などに在籍している担当者が自ら導入・運用し、自
身の業務を自動化・効率化できる様になることを目的としています。本書の「汎用ワークフローシステム」
はそれ自身、非常に強力なツールですが、その導入効果よりも、このツールの作成を通じて　「データの加
工・移動・印刷」といったパソコンが本来得意としている作業をパソコンにさせる技術を習得し、身近にあ
る非効率な業務を、担当者自ら効率化していく、きっかけにしてもらいたいと思っています。そして、効率
化によって創出された時間を、より人間的で付加価値のある仕事へ振り替えてほしいと願っています。

ワークフローの機能の作成については、VBAを活用し、レベル的には、前作で基本的なコードの記述方法の学
習を終えた方を基準にしています。今回初めてVBAを学習したいという方は、是非、前作で学習されることを
お勧めします。また、より機能的なツールとするために、Access等との連動についても解説しています。事
情が許せばぜひチャレンジしてみてください。サンプルファイルのダウンロード・質問回答ページの案内は
巻末をご覧ください。前作同様に、サンプルファイルの動作保障はいたしません。

2014年12月10日のWindowsUpdate　にExcelのボタンを押せなくなる等のエラーがあります。ボタンを押せな
い（Subが起動しない）等のエラーが発生した場合には、起動しているOfficeアプリケーションをすべて終了
後、C:\users\username\AppData\Local\Temp\Excel8.0\MSForms.exd を削除して
パソコンを再起動してください。